Feestzalen & events: offertes die zichzelf beantwoorden
Voor feestzalen, cateraars en eventorganisatoren in Sint-Niklaas en het Waasland: gasten checken zelf of de datum vrij is, kiezen een formule en krijgen meteen een indicatieve offerte. Jij houdt de agenda en de voorschotten onder controle.
Klant: Is de zaal nog vrij op de tweede zaterdag van juni? We plannen een communiefeest voor een tachtigtal gasten.
Reservatie-assistent: Goed nieuws, die datum is nog vrij. Voor 80 gasten met de walking dinner en een drankenforfait krijg je hier een indicatieve offerte. Zal ik de datum voorlopig voor je in optie zetten?
Datum in optie gezet, indicatieve offerte verstuurd
Elk feest begint met tien mails
“De helft van de aanvragen is gewoon: is die datum nog vrij? Die beantwoord ik 's avonds.”
“Opties blijven weken openstaan, en ik vergeet wie ik nog moet terugbellen.”
“Voorschotten volg ik met de hand op, en de agenda in mijn hoofd klopt niet met die in Outlook.”
Van eerste aanvraag tot bevestigde reservatie
We bouwen de stappen tussen “is die datum nog vrij?” en een bevestigd feest: de vragen die je altijd stelt, de offerte die je altijd opmaakt en de herinneringen die je altijd stuurt. Jij keurt goed, het systeem doet het typwerk.
Offerteaanvragen die zichzelf beantwoorden
Gasten kiezen een datum, het aantal gasten, een formule en extra's. Ze zien meteen of de datum vrij is en krijgen een indicatieve offerte op basis van je eigen prijzen.
Opties die je niet uit het oog verliest
Een datum kan voorlopig in optie, voor een termijn die jij kiest. Het systeem herinnert de gast voor de optie afloopt en laat je weten welke opties een telefoontje nodig hebben.
Herinneringen voor voorschotten
Na de bevestiging krijgt de gast de vraag om een voorschot en, als het nodig is, een vriendelijke herinnering. Je ziet in één oogopslag welke reservaties betaald zijn en welke niet.
Eén agenda, gesynchroniseerd met Outlook
Opties, bevestigde feesten en proeverijen komen in je Outlook-agenda, zodat de website nooit een datum aanbiedt die al bezet is.
De offerte op de website is altijd indicatief: jij kijkt ze na en stuurt de definitieve versie. Je prijzen, formules en gastgegevens blijven in je eigen Microsoft 365-omgeving.
Een feestzaalsite waar gasten zelf hun offerte aanvragen
Onze voorbeeldsite voor een fictieve feestzaal toont hoe een gast een datum checkt, een formule samenstelt en een indicatieve offerte krijgt, met de datum voorlopig in optie. Volledig op demodata.
- Beschikbaarheid, aantal gasten, formule en extra's in één begeleide flow
- Meteen een indicatieve offerte, berekend met de eigen prijzen van de zaal
- De datum voorlopig in optie, met een herinnering voor de optie afloopt
Je website, mailbox en agenda werken samen
De assistent staat op je website, maar alles wat hij doet komt terecht in de tools die je al gebruikt: je Outlook-agenda, je mailbox en een helder overzicht van elke reservatie.
- Je websiteGasten checken data, kiezen een formule en vragen een offerte aan, dag en nacht.
- OutlookOpties en bevestigde feesten staan in je agenda en blokkeren de datum online.
- Microsoft 365Offertes, bevestigingen en vragen komen in je eigen mailbox, klaar om te beantwoorden.
- HerinneringenOpties die bijna aflopen en openstaande voorschotten sturen automatisch een herinnering.
- Power AutomateDe flows achter de schermen: van aanvraag naar offerte, van bevestiging naar voorschot.
- Reservatie-overzichtElke aanvraag, optie en reservatie in één lijst, met de status en de volgende stap.
Kies de stap die bij je past
Begin met offerteaanvragen die volledig binnenkomen, en laat het systeem daarna opties, voorschotten en je agenda overnemen. Elk pakket omvat de opzet, testen met je eigen formules en een lancering samen met jou.
Start
Offerteaanvragen die volledig binnenkomen.
- Een begeleid aanvraagformulier met datum, gasten, formule en extra's
- Aanvragen komen in je mailbox in één duidelijk formaat
- Automatische ontvangstbevestiging voor de gast
- Werkt op je huidige website of op een nieuwe
Grow
AanraderBeschikbaarheid, indicatieve offertes en opties.
- Alles uit Start
- Live beschikbaarheid uit je Outlook-agenda
- Meteen een indicatieve offerte op basis van je prijzen
- Datums in optie, met herinneringen voor ze aflopen
- Vraag om een voorschot en herinneringen na de bevestiging
Scale
Een assistent en een volledig reservatie-overzicht.
- Alles uit Grow
- AI-assistent die vragen over je zaal, menu's en formules beantwoordt
- Eén overzicht van elke aanvraag, optie en reservatie
- Opvolging na het feest, zoals een bedankje en een vraag om een review
- Nederlands, Frans en Engels voor gasten van verder weg
Geen prijzen op deze pagina: elke zaak is anders. Na de gratis digitale check krijg je één duidelijke scope en een vaste prijs.
Vragen die we vaak krijgen
Dat hangt af van wat je nodig hebt: een aanvraagformulier, live beschikbaarheid en offertes, of een volledige assistent. Na de gratis digitale check krijg je één duidelijke scope en een vaste prijs.
Nee. De offerte op de website staat duidelijk als indicatief vermeld. Jij bekijkt elke aanvraag en stuurt zelf de definitieve offerte, zodat je de controle houdt over prijzen en uitzonderingen.
Voor live beschikbaarheid en een gesynchroniseerde agenda werkt Microsoft 365 met Outlook het best. Heb je het nog niet? Dan zetten we het voor je op, of we beginnen met een formulier dat alles naar je huidige mailbox stuurt.
Een aanvraagformulier staat meestal binnen enkele weken online. Beschikbaarheid, opties en herinneringen voor voorschotten vragen iets meer tijd, omdat we ze instellen met je eigen formules en prijzen. De planning spreken we vooraf af.
Ja. Het systeem zet een datum alleen voorlopig in optie en laat je dat weten. Een reservatie bevestigen blijft jouw beslissing.
We bouwen met de GDPR in het achterhoofd. De gegevens van je gasten gaan naar je eigen mailbox en Microsoft 365-omgeving, niet naar een extern boekingsplatform, en we vragen alleen wat je nodig hebt om het feest voor te bereiden.