Documentautomatisering
Facturen, formulieren en contracten automatisch gelezen en verwerkt, met een mens die goedkeurt voordat er iets geboekt wordt.
Klant: Goeiedag, in bijlage onze tekening en specificaties voor 200 assen in C45. Kunnen jullie een offerte sturen?
Documentassistent: Ik heb de mail en de specificaties gelezen: 200 assen, staal C45, tolerantie ISO 2768-m, levering gewenst tegen week 48. De aanvraag staat klaar zodat de accountmanager ze kan nakijken.
Offerteaanvraag aangemaakt in Dynamics 365, bestanden bewaard in SharePoint
Papierwerk dat je avonden opslorpt
“Elke factuur wordt met de hand in het boekhoudpakket getikt, lijn per lijn.”
“Werkbonnen komen terug op papier of als foto, en iemand moet ze overtypen.”
“Een offerte of contract opmaken betekent een oud exemplaar kopiëren en hopen dat ik elk detail aangepast heb.”
Documenten die zichzelf verwerken, met jou aan het stuur
We starten met het documenttype dat je de meeste tijd kost, testen het met je eigen voorbeelden en voegen pas daarna het volgende toe.
Facturen & bonnetjes
Leverancier, btw-nummer, bedragen en vervaldatum gelezen uit een pdf of scan, en gecontroleerd tegen je bestelbonnen of je eigen regels.
Formulieren & werkbonnen
Intakeformulieren, keuringsfiches en ondertekende werkbonnen omgezet in gegevens, zelfs vanaf een foto op de werf.
Contracten & overeenkomsten
Partijen, data, looptijd en opzegtermijn eruit gehaald zodat jij ze kunt nakijken, met een herinnering voor een verlengdatum.
Offertes & contracten uit sjablonen
Je eigen Word-sjablonen ingevuld met de gegevens die je al hebt, klaar om na te lezen en te versturen.
Er wordt niets geboekt of verstuurd zonder dat een mens het goedkeurt. Is de AI niet zeker van een veld, dan markeert hij het voor jou in plaats van te gokken. Je documenten blijven in je eigen Microsoft-omgeving.
Een offerteaanvraag die zichzelf opbergt
Onze voorbeeldsite voor een fictieve leverancier van machineonderdelen toont stap voor stap wat er achter een offerteaanvraag gebeurt, op demodata. Het lezen van de bijgevoegde documenten past in diezelfde keten.
- Een offerteaanvraag met tekeningen en specificaties in bijlage, veilig bewaard
- Een record in Dataverse, gekoppeld aan de juiste klant
- Een bevestiging voor de klant en een opvolgtaak in Dynamics 365
Van mailbox tot geboekt, in één keten
Documenten komen binnen waar ze vandaag binnenkomen. De flow leest ze, vraagt een mens om goedkeuring en schrijft het resultaat naar het systeem waar het thuishoort.
- OutlookFacturen en formulieren komen binnen in een gedeelde mailbox, of als foto of upload.
- Jouw goedkeuringEen goedkeuring in Teams of Outlook, met het document naast de gegevens die eruit gelezen zijn.
- SharePointHet originele document in de juiste map, met de gegevens erbij als metadata.
- ExcelEenvoudige overzichten en registers, voor kleinere volumes.
- Dynamics 365Bestellingen, dossiers en offertes gekoppeld aan de juiste klant in Dataverse.
- BoekhoudpakketGoedgekeurde facturen naar je boekhoudpakket, via de API of een importbestand.
Kies de stap die bij je past
Begin met één documenttype en breid uit als het loont. Elk pakket omvat testen met je eigen documenten en een overdracht in gewone taal.
Start
Eén documenttype, automatisch gelezen en verwerkt.
- Eén documenttype, zoals aankoopfacturen of een formulier
- Velden gelezen met AI Builder en gecontroleerd tegen je regels
- Een goedkeuringsstap in Outlook of Teams
- Resultaten in SharePoint of Excel, met opzet en opleiding
Grow
AanraderMeerdere documenttypes, gekoppeld aan je bedrijfssystemen.
- Alles uit Start
- Extra documenttypes, zoals werkbonnen of contracten
- Resultaten naar Dynamics 365 of je boekhoudpakket
- Offertes of contracten aangemaakt uit je Word-sjablonen
- Maandelijks nazicht van de nauwkeurigheid, met bijsturing van het model
Scale
Documentstromen in het hele bedrijf, bij grotere volumes.
- Alles uit Grow
- Eigen modellen in Azure AI Document Intelligence voor complexe lay-outs of grote volumes
- Een wachtrij voor uitzonderingen, zodat je team ziet wat aandacht vraagt
- Archivering en bewaarregels in SharePoint
- Voorrang bij support en een verbeterplan per kwartaal
Geen prijzen op deze pagina: elke zaak is anders. Na de gratis digitale check krijg je één duidelijke scope en een vaste prijs.
Vragen die we vaak krijgen
Facturen, bonnetjes, bestelbonnen, leveringsbonnen, formulieren, werkbonnen en contracten. Digitale pdf's werken het best, duidelijke scans en foto's werken ook goed, en handschrift kan, maar is minder betrouwbaar. We testen altijd eerst met je eigen documenten, zodat je weet wat je mag verwachten.
Elk gelezen veld krijgt een betrouwbaarheidsscore. Is die score laag, dan gaat het veld naar een mens in plaats van stilletjes ingevuld te worden. En er wordt niets geboekt voordat iemand het goedkeurt, met het originele document vlak naast de gegevens.
Gestructureerde e-facturen, meestal verstuurd via Peppol, bevatten de gegevens al, dus die hoeven niet gelezen te worden. We kunnen ze wel oppikken en doorsturen naar goedkeuring of naar je systemen. Het lezen van documenten blijft nuttig voor buitenlandse facturen, bonnetjes, formulieren, werkbonnen, leveringsbonnen en contracten.
Voor de volledige keten wel: de flows draaien op Power Automate en de documenten komen terecht in SharePoint of Outlook. AI Builder en premiumfuncties van Power Automate vragen extra licenties of capaciteit; we adviseren wat bij jouw volume past. Voor je boekhoudpakket bekijken we of het een API of een importmogelijkheid heeft.
Documenten worden verwerkt in een Power Platform-omgeving in Europa, met verwerking in andere regio's uitgeschakeld, en worden niet gebruikt om publieke AI-modellen te trainen. Alleen wie ze nodig heeft, krijgt toegang, en we stellen bewaartermijnen in met de GDPR en je boekhoudkundige verplichtingen in het achterhoofd.
Een eerste documenttype is meestal binnen enkele weken live, inclusief testen met je eigen voorbeelden. Elk extra type of elke extra koppeling plannen we als volgende stap. Ons werk krijgt een vaste prijs na de gratis digitale check; Microsoft-licenties staan daar los van.