Salles des fêtes et événements : des devis qui se font tout seuls
Pour les salles des fêtes, traiteurs et organisateurs d'événements de Sint-Niklaas et du Pays de Waes : vos clients vérifient la date, choisissent une formule et reçoivent tout de suite un devis indicatif, pendant que vous gardez l'agenda et les acomptes sous contrôle.
Client: La salle est-elle encore libre le deuxième samedi de juin ? Nous prévoyons une communion pour environ 80 invités.
Assistant réservations: Bonne nouvelle, cette date est encore libre. Pour 80 invités avec le walking dinner et un forfait boissons, voici un devis indicatif. Voulez-vous que je pose une option sur la date ?
Option posée sur la date, devis indicatif envoyé
Chaque fête commence par dix e-mails
« La moitié des demandes, c'est juste : cette date est-elle encore libre ? J'y réponds le soir. »
« Les options restent ouvertes pendant des semaines, et j'oublie qui je dois encore rappeler. »
« Je relance les acomptes à la main, et l'agenda dans ma tête ne correspond pas à celui d'Outlook. »
De la première demande à la réservation confirmée
Nous construisons les étapes entre « cette date est-elle libre ? » et une fête confirmée : les questions que vous posez toujours, le devis que vous rédigez toujours et les rappels que vous envoyez toujours. Vous validez, le système fait la saisie.
Des demandes de devis qui se font toutes seules
Vos clients choisissent une date, le nombre d'invités, une formule et des extras. Ils voient tout de suite si la date est libre et reçoivent un devis indicatif basé sur vos propres tarifs.
Des options que vous ne perdez plus de vue
Une date peut être mise en option pour la durée que vous choisissez. Le système rappelle le client avant l'échéance et vous signale les options qui demandent un coup de fil.
Rappels d'acompte
Après confirmation, le client reçoit la demande d'acompte et, si nécessaire, un rappel aimable. Vous voyez d'un coup d'œil quelles réservations sont payées et lesquelles ne le sont pas.
Un seul agenda, synchronisé avec Outlook
Options, fêtes confirmées et dégustations arrivent dans votre agenda Outlook, pour que le site ne propose jamais une date déjà prise.
Le devis affiché sur le site est toujours indicatif : vous le vérifiez et envoyez la version définitive. Vos tarifs, formules et données clients restent dans votre propre environnement Microsoft 365.
Un site de salle des fêtes où les clients demandent eux-mêmes leur devis
Notre site de démonstration pour une salle des fêtes fictive montre comment un client vérifie une date, compose une formule et reçoit un devis indicatif avec une option sur la date. Entièrement sur des données de démonstration.
- Disponibilité, invités, formule et extras dans un seul parcours guidé
- Un devis indicatif immédiat, calculé avec les tarifs de la salle
- Une option provisoire sur la date, avec un rappel avant l'échéance
Votre site, votre boîte mail et votre agenda travaillent ensemble
L'assistant se trouve sur votre site, mais tout ce qu'il fait arrive dans les outils que vous utilisez déjà : votre agenda Outlook, votre boîte mail et une vue claire de chaque réservation.
- Votre site webVos clients vérifient les dates, choisissent une formule et demandent un devis, jour et nuit.
- OutlookOptions et fêtes confirmées apparaissent dans votre agenda et bloquent la date en ligne.
- Microsoft 365Devis, confirmations et questions arrivent dans votre propre boîte mail, et vous pouvez y répondre directement.
- RappelsLes options qui arrivent à échéance et les acomptes en attente déclenchent un rappel automatique.
- Power AutomateLes flux en coulisses : de la demande au devis, de la confirmation à la demande d'acompte.
- Vue des réservationsChaque demande, option et réservation dans une seule liste, avec son statut et la prochaine étape.
Choisissez l'étape qui vous convient
Commencez par des demandes de devis complètes, puis laissez le système prendre en charge les options, les acomptes et votre agenda. Chaque formule comprend la mise en place, des tests avec vos propres formules et un lancement avec vous.
Start
Des demandes de devis qui arrivent complètes.
- Un formulaire guidé avec date, invités, formule et extras
- Les demandes arrivent dans votre boîte mail dans un format clair
- Accusé de réception automatique pour le client
- Fonctionne sur votre site actuel ou sur un nouveau site
Grow
RecommandéDisponibilité, devis indicatifs et options.
- Tout ce qui est inclus dans Start
- Disponibilité en direct depuis votre agenda Outlook
- Un devis indicatif immédiat basé sur vos tarifs
- Options provisoires avec rappels avant l'échéance
- Demandes d'acompte et rappels après confirmation
Scale
Un assistant et une vue complète des réservations.
- Tout ce qui est inclus dans Grow
- Assistant IA qui répond aux questions sur votre salle, vos menus et vos formules
- Une seule vue de chaque demande, option et réservation
- Un suivi après la fête, comme un remerciement et une demande d'avis
- Français, néerlandais et anglais pour les clients venus de plus loin
Pas de prix sur cette page : chaque entreprise est différente. Après le check digital gratuit, vous recevez un périmètre clair et un prix fixe.
Les questions qu'on nous pose souvent
Cela dépend de vos besoins : un formulaire de demande, la disponibilité en direct et les devis, ou un assistant complet. Après le check digital gratuit, vous recevez un périmètre clair et un prix fixe.
Non. Le devis sur le site est clairement indiqué comme indicatif. Vous vérifiez chaque demande et envoyez vous-même le devis définitif, pour garder la main sur les prix et les exceptions.
Pour la disponibilité en direct et la synchronisation de l'agenda, Microsoft 365 avec Outlook fonctionne le mieux. Vous ne l'avez pas encore ? Nous pouvons le mettre en place, ou commencer par un formulaire qui envoie tout vers votre boîte mail actuelle.
Un formulaire de demande est généralement en ligne en quelques semaines. La disponibilité, les options et les rappels d'acompte demandent un peu plus de temps, car nous les configurons avec vos formules et vos tarifs. Nous convenons du planning à l'avance.
Oui. Le système pose seulement une option provisoire et vous en informe. Confirmer une réservation reste votre décision.
Nous construisons dans le respect du RGPD. Les données de vos clients vont dans votre propre boîte mail et votre environnement Microsoft 365, pas sur une plateforme de réservation externe, et nous ne demandons que ce qu'il faut pour préparer la fête.